01 人事管理的主要工作

人事管理，現(xiàn)在普遍稱(chēng)為員工關(guān)系管理，簡(jiǎn)稱(chēng)ER（Employee Relationship）。ER的主要工作可以分為：入職管理、合同管理、試用期管理、人事信息管理、人事變更、工時(shí)管理、離職管理。

ER承擔(dān)了HR共享服務(wù)中心的大部分工作，有些公司會(huì)把薪酬福利的交付工作，甚至招聘都?xì)w入共享服務(wù)中心的范疇，這個(gè)只是公司間的差異，無(wú)所謂對(duì)錯(cuò)。

下面我們就分別介紹一下這些工作。

02 入職管理

（1）第一次親密接觸

入職管理，英文叫On-Boarding。入職管理在國(guó)外出現(xiàn)比較早，大概是由于國(guó)外企業(yè)更早地意識(shí)到要提升員工體驗(yàn)，而入職環(huán)節(jié)恰恰是員工跟企業(yè)的第一次”親密接觸“，有助于員工對(duì)企業(yè)留下更好的印象。

前些年，國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)的入職體驗(yàn)很不好，甚至要看各部門(mén)的臉色。究其原因，主要是中國(guó)從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)發(fā)展而來(lái)，企業(yè)在面對(duì)員工時(shí)是”管理“心態(tài)，而不是”服務(wù)“心態(tài)。隨著中國(guó)的逐步開(kāi)發(fā)、優(yōu)秀人才越來(lái)越稀缺，企業(yè)才意識(shí)到需要提升員工的體驗(yàn)，才能招到、留住優(yōu)秀人才。

（2）入職可不止簽個(gè)合同

入職管理的上一道工序是Offer（聘用通知書(shū)）。企業(yè)給面試通過(guò)的候選人發(fā)送Offer前，會(huì)跟候選人約定入職日期。在Offer中會(huì)也會(huì)通知入職需要攜帶的材料等。

候選人在約定的時(shí)間來(lái)公司報(bào)到入職，HR會(huì)做以下幾件事情：

①審核材料，包括身份證、學(xué)歷、學(xué)位等材料，有些公司還會(huì)要求提供薪資證明或銀行流水；

②收取上家單位開(kāi)具的離職證明；

③收集工資卡信息，有的公司會(huì)要求候選人辦理制定銀行的銀行卡；

④簽合同和協(xié)議，跟員工簽署勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)協(xié)議等；

⑤采集員工基本信息，將員工信息錄入ERP系統(tǒng)；

⑥新員工培訓(xùn)，講解公司文化、員工手冊(cè)、公司規(guī)章制度、常用系統(tǒng)等；

⑦帶領(lǐng)員工熟悉公司環(huán)境；

⑧帶領(lǐng)員工去行政領(lǐng)取辦公電腦、文具；

⑨帶領(lǐng)員工到用人部門(mén)，安排工位；

⑩找相應(yīng)部門(mén)開(kāi)通IM、郵箱、以及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的權(quán)限。

（3）體驗(yàn)提升和效率優(yōu)化

在此過(guò)程中，有些環(huán)節(jié)對(duì)員工體驗(yàn)并不好，比如：

①員工信息采集的時(shí)候，員工還要把簡(jiǎn)歷如數(shù)寫(xiě)一遍；

②員工需要提前辦理指定銀行的銀行卡；

③領(lǐng)電腦、裝電腦、開(kāi)通郵箱、申請(qǐng)權(quán)限，這些工作做完基本第一天都浪費(fèi)掉了，有些公司可能需要數(shù)天才能完成。

有些環(huán)節(jié)效率很低，比如：

①員工將信息填到系統(tǒng)采集表中，HR需要手工再錄入到ERP系統(tǒng)中；

②需要為不同員工準(zhǔn)備不同的合同、協(xié)議，簽署完用章，然后再歸還員工一份；

③行政同學(xué)裝電腦、開(kāi)通郵箱、申請(qǐng)權(quán)限很有可能需要ERP中的數(shù)據(jù)，所以只能等信息都錄入ERP后才能進(jìn)行；

④如果每天都有入職員工，每天都需要進(jìn)行新員工培訓(xùn)。

針對(duì)這些可以?xún)?yōu)化的環(huán)節(jié)，有很多公司和HCM產(chǎn)品都做了很多創(chuàng)新，比如提前采集員工信息、提前錄入ERP、電子合同/協(xié)議、帳號(hào)和權(quán)限自動(dòng)開(kāi)通等等，基本實(shí)現(xiàn)了員工”掃一掃、一鍵入職“。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)部分我們會(huì)在講解系統(tǒng)的部分細(xì)講。

03 合同管理

合同管理，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是跟員工簽合同。合同是個(gè)統(tǒng)稱(chēng)，包括勞動(dòng)合同以及所需要的一些協(xié)議，比如保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。

（1）勞動(dòng)合同

在員工入職當(dāng)天，HR需要將制式的勞動(dòng)合同打印出來(lái)，然后填上關(guān)鍵信息，如甲乙方信息、職位、薪酬、試用期等（當(dāng)然也可以填寫(xiě)完再打印，手工簽名即可）。勞動(dòng)合同期限決定著試用期的期限，勞動(dòng)合同期限三個(gè)月以上不滿(mǎn)一年的，試用期不得超過(guò)一個(gè)月；勞動(dòng)合同期限一年以上不滿(mǎn)三年的，試用期不得超過(guò)二個(gè)月；三年以上固定期限和無(wú)固定期限的勞動(dòng)合同，試用期不得超過(guò)六個(gè)月。所以一般公司會(huì)要求簽三年合同，試用期6個(gè)月，這樣會(huì)有更充足的時(shí)間考察員工是否能夠合適。

（2）保密協(xié)議

保密協(xié)議適用于從事一些保密信息的企業(yè)和崗位，比如人力資源部、財(cái)務(wù)部的同事可能都會(huì)被要求簽署保密協(xié)議。

（3）競(jìng)業(yè)限制協(xié)議

競(jìng)業(yè)限制協(xié)議，是勞動(dòng)合同法賦予企業(yè)的保護(hù)商業(yè)機(jī)密的一項(xiàng)權(quán)利。企業(yè)可以通過(guò)支付一定的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，要求員工在離職后的一段時(shí)間內(nèi)，不得從事與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作、不得去有競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的公司任職。限制時(shí)間一般由企業(yè)約定，不超過(guò)2年，經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金一般是員工工資的50%（貌似各地計(jì)算方法方式不一樣）。我見(jiàn)過(guò)一些大廠(chǎng)的競(jìng)業(yè)限制協(xié)議，基本上限制了整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，有點(diǎn)唬人的意思。其實(shí)除非是非常核心的崗位，一般企業(yè)不會(huì)在你離職的時(shí)候啟用競(jìng)業(yè)限制協(xié)議。而一些稀缺人才，在競(jìng)業(yè)期也一樣通過(guò)特殊的方式到被限制企業(yè)上班。

（4）合同續(xù)簽

合同的簽署在每個(gè)員工入職的時(shí)候簽署一次，貌似不太麻煩，但是合同續(xù)簽可就是個(gè)麻煩事了。我們知道合同如果到期沒(méi)有及時(shí)續(xù)簽，可能會(huì)帶來(lái)很大的用工風(fēng)險(xiǎn)。可是，合同存檔到柜子里面后，找到即將到期的合同是件麻煩事。以前沒(méi)有系統(tǒng)的時(shí)候，大家都是按照月份將合同歸檔，每月初將這個(gè)月要到期的合同通知員工續(xù)簽一次?，F(xiàn)在有些HCM產(chǎn)品會(huì)有合同續(xù)簽?zāi)K，將即將到期的合同自動(dòng)篩選出來(lái)，通知員工及時(shí)續(xù)簽。

（5）電子合同

在合同管理方面，近兩年來(lái)得到大力推廣的電子合同應(yīng)該很快會(huì)在人力資源場(chǎng)景里普及。只要企業(yè)能有完整的證據(jù)鏈來(lái)證明合同是由員工本人簽署，應(yīng)該不會(huì)有很大的法律風(fēng)險(xiǎn)。合同電子化之后，管理起來(lái)將會(huì)更加方便，簽署、查看、續(xù)簽、變更都可以通過(guò)移動(dòng)端輕松完成。